登記電子版的檔案資料時怎么做才能科學(xué)合理而且便于查詢呢

電子檔案的整理:電子檔案是指利用計算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電子文件。一歸檔要求1、文件形成部門應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行邏輯歸檔邏輯歸檔指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔隨時歸檔，定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔原則上參照紙質(zhì)文件歸檔時間進(jìn)行，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記。2、歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來進(jìn)行管理，如:正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計算機(jī)軟件或源程序等。3、電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，著錄并填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。4、文件形成部門應(yīng)將經(jīng)過檢驗的電子文件和《歸檔電子文件登記表》保存在脫機(jī)載體上。5、檔案館室應(yīng)對歸檔電子文件進(jìn)行真實性、有效性和完整性測試，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。二 歸檔方法1、一個歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。2、推薦采用只讀光盤作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫狀態(tài)。3、存儲電子文件的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注明電子檔案號、歸檔年度、盤號等。如下圖:4、信息組織結(jié)構(gòu)每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件目錄。電子文件保存在相應(yīng)目錄中。各級目錄按照樹狀結(jié)構(gòu)排列。1說明文件。文件名:README。文件內(nèi)容:有關(guān)本存儲載體的各種信息。應(yīng)包括分類號、立檔單位名稱、歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間。 文件格式:說明文件為字符文件。每行的左邊為標(biāo)題，右邊為說明內(nèi)容，中間用冒號分開。2．歸檔電子文件登記表。文件名:REGISTER。文件內(nèi)容:歸檔電子文件登記表的電子版本。3歸檔電子文件目錄。目錄名:DATA。目錄內(nèi)容:以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一組電子文件保存在一個子目錄中。4．對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。三電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)電子文件具有對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點不同，存儲載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲應(yīng)根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性:1、字處理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲。WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲時應(yīng)轉(zhuǎn)換一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時存儲。對于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為XML、PDF格式則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。2、圖像文件。TIFF、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。對于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。3、圖形文件 。圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。歸檔時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息一并存檔。4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。對于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。5、聲音文件。WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。對于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。6、多媒體文件。多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。多媒體文件依賴的計算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存檔。7、數(shù)據(jù)庫文件。DBF格式數(shù)據(jù)庫文件可以作為電子文件直接存儲。對于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。8、超文本文件。超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性。信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。超文本文件依賴的計算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存檔。9、計算機(jī)程序。計算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲。計算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺說明應(yīng)一并歸檔。10、數(shù)據(jù)文件 。數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。數(shù)據(jù)文件應(yīng)對數(shù)據(jù)來源進(jìn)行說明并一同歸檔。在符合軟、硬件平臺條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計算機(jī)所識別、運行，并能準(zhǔn)確輸出。電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說明等應(yīng)同電子檔案一并歸檔。保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并歸檔。計算機(jī)系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設(shè)計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同歸檔。四電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，至少一式三套，一套封存C，一套供查閱利用Y。一套S，異地保存。對于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。存儲電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放。